NIVO Contractbeheer

Na het gunnen van het aanbestedingstraject volgt de implementatie van de dienstverlening aan u met NIVO als uw nieuwe schoonmaakpartner. Fijn dat u met een nieuw contract het schoonmaakonderhoud en eventuele andere facilitaire zaken met NIVO wilt optimaliseren.

Vanaf de start van het contract is het belangrijk om het contract direct goed en actief te beheren. Tijdens het contract kunnen zaken en omstandigheden wijzigingen, die van invloed zijn op de contractafspraken en de bijhorende prijsstellingen. Door nauwkeurig contractbeheer bent u altijd op de hoogte van de lopende zaken en ontwikkelingen. Bovendien is uw contract altijd marktconform en bent u goed in staat om de gemaakte afspraken te monitoren en te controleren.

NIVO Contractbeheer werkt actief met u mee door u te voorzien van alle informatie die nodig is. Zo bewaken we samen de kosten en reduceren we de kosten waar mogelijk. Hiermee vermijdt u mogelijke risico’s en dragen wij bij in het realiseren van uw doelstellingen.

De voordelen van NIVO Contractbeheer

• Enkele nulmetingen ten aanzien van de technische schoonmaakkwaliteit, dit gebeurt bij contractovergang.
• Periodieke kwaliteitsmetingen als DKS en VSR-KMS, dit vindt plaats tijdens het gehele contract.
• Belevingsmetingen worden tevens tijdens het gehele contract uitgevoerd.
• Werkdrukmetingen worden tijdens het gehele contract gedaan.
• Overzichtelijk ruimten en mutatiebeheer worden tijdens het gehele contract bijgehouden.
• Per kwartaal wordt een managementrapportage op maat voor u opgemaakt.
• Structurele controle op naleving afspraken uit KPI (analyse prestatie indicatoren) model en SLA (service level afspraken)
• Een digitaal klantportaal met afschermbare functies.
• Jaarlijks (met branchegegevens onderbouwt) transparant advies en een prijsindexatie.
• Het bevorderen en implementeren van innovaties door frequent advies en het leggen van contact.
• 24/7 Ondersteuning bij calamiteiten.

Hoe werkt de nulmetingen bij contractovergang?

Bij de start van uw nieuwe schoonmaakcontract wilt u het liefst met een schone lei beginnen. NIVO verzorgt enkele weken voor de start van het nieuwe contract een nulmeting om de huidige schoonmaakkwaliteit inzichtelijk te maken. Dit gebeurt in samenwerking met de aanwezige vertrekkende schoonmaakpartner en uw nieuwe contractpartner NIVO. De aandachtspunten en eventueel achterstallig dagelijks of periodiek onderhoud wordt gesignaleerd, genoteerd en gerapporteerd. Reden van deze vroegtijdige nulmeting is om de latende leverancier in staat te stellen om eventuele aandachtspunten op tijd te herstellen. Heeft u vragen over contractbeheer? Wij vertellen u graag wat het voor uw bedrijf of instelling oplevert.

Kwaliteitsmetingen als DKS en VSR-KMS

Met DKS metingen (Dagelijks Kontrole Systeem) en VSR-KMS (kwaliteitmeetsysteem) heeft u volop grip op schoonmaakkwaliteit. Een DKS meting kunnen wij op elk moment via Facility Apps voor u uitvoeren. Dit is een eenvoudige check met een representatieve steekproef van diverse ruimten en brengt de actuele schoonmaakkwaliteit in kaart. U ontvangt direct na afloop de rapportage.  Eventuele aandachtspunten en verbetersuggesties zijn (met foto’s) standaard opgenomen.  Daarnaast voeren wij periodiek (2 tot 4x per jaar) een VSR-KMS meting voor u uit. De VSR-KMS methodiek is ontwikkeld door Vereniging Schoonmaak Research en waarborgt dat schoonmaak objectief beoordeeld kan worden, waarbij bepaald wordt of afspraken met betrekking tot het schoonmaken van een object nageleefd worden. Wij inventariseren uw gebouw, wij keuren de schoonmaakkwaliteit en voorzien u binnen 48 uur via de mail van een nette rapportage. Allemaal uitgevoerd door onze zelf opgeleide kwaliteitscontroleurs en -inspecteurs.

Belevingsmetingen

Naast de technische schoonmaakkwaliteit is het ook belangrijk te weten hoe u en uw collega’s de schoonmaakdienstverlening ervaren. Een schone en gastvrije werkomgeving draagt actief bij aan gelukkige en productieve medewerkers. Via een digitale enquête of via onze NIVO Connect, een tablet van NIVO met korte en duidelijke vragen over schoonmaakkwaliteit, wordt de beleving van uw gebouwgebruiker effectief  gemeten en vastgesteld. Naast vragen over de schoonmaakkwaliteit stellen wij optioneel ook vragen over bijvoorbeeld geurbeleving, sanitaire supplies en de smaak van de koffie.

De uitkomst van de meting rapporteren wij middels een heldere en representatieve rapportage, zodat er snel gewerkt kan worden aan verdere verbetering van de klanttevredenheid.

Sterk punt van de NIVO Connect: het is interactief voor gebouwgebruikers. Dus je krijgt feed back van mensen, die anders niet zo snel hun mening geven. Daar heb je dus meer aan. Tevens vindt men het gewoon leuk om op knopjes te drukken, dus de respons is hoger dan via de mail. Last but not least: digitale enquêtes hebben lagere respons, daarnaast belasten we hiermee onze contactpersoon. Die moet alles aanleveren. Dat hoeft niet bij de NIVO Connect. Foto van de smileys?

Managementrapportages 

Wij verzorgen reeds voor vele opdrachtgevers per kwartaal een management rapportage. Met de NIVO management rapportage geven wij u met financiële en kwalitatieve onderdelen snel en gemakkelijk inzicht in de ontwikkeling van uw schoonmaakkosten, de schoonmaakkwaliteit en eventuele verbeteringen. Een update van de afspraken binnen het KPI model en de SLA is hierbij standaard onderdeel. Ook informeren wij u hier over de laatste innovaties en ontwikkelingen. De rapportage is voor u eenvoudig te raadplegen, omdat wij u faciliteren met een digitaal klantenportaal.

Werkdrukmetingen

Duurzame inzetbaarheid van het schoonmaakpersoneel is belangrijk. Om de werkdruk te meten van het uitvoerende schoonmaakpersoneel maken wij gebruik van twee meetinstrumenten: de werkdrukmeter schoonmaak en de korte werkdrukmeter van het RAS (Raad voor Arbeidsverhoudingen Schoonmaak- en Glazenwassersbranche).
De werkdrukmeter schoonmaak geeft in één oogopslag inzicht in de hoogte van de ervaren werkdruk, mogelijke oorzaken en de gevolgen.
De korte werkdrukmeter geeft een globaal beeld van de werkdruk en een beeld van de belastende factoren. Voor eventuele verbeterpunten maken wij een actieplan, waarmee we snel en effectief de werkomstandigheden van de schoonmaakmedewerker(s) verbeteren.

Digitaal Klantportaal

NIVO beschikt over een digitaal klantportaal. Zo heeft u als opdrachtgever 24/7 toegang tot alle relevante documenten van uw schoonmaakcontract. In de custommade document management module beschikt u snel en eenvoudig over uw ruimtebestand, calculaties, gespreksverslagen, kwaliteitsmetingen, management rapportage en RI&E’s (Risico Inventarisatie en – Evaluatie). NIVO zijn transparant en dienstverlenend.

Ruimten en mutatiebeheer

Met NIVO bent u altijd verzekerd van up-to-date ruimtegegevens. Door ons actief beheer beschikt u altijd over de meest actuele ruimtegegevens. Wij inventariseren op locatie en verwerken dit in het contractblad. Wij nemen u veel werk uit handen. Hierdoor heeft u maximale grip op facilitaire kosten zoals schoonmaakkosten. In uw organisatie zijn snel wijzigingen van toepassing door groei van uw organisatie, interne verhuizingen, verbouwingen of upgrading van uw vloeren.

Elke mutatie borgen wij in het softwareprogramma M-Calc. Zo heeft u niet alleen altijd beschikking over de huidige gegevens, maar weet u ook altijd precies wanneer (en waar) welke mutatie heeft plaatsgevonden. In ditzelfde programma staat ook het werkprogramma beschreven, alsmede de periodieke werkzaamheden aan glas en vloer van elk gebouw. Dit is eenvoudig en op regelniveau aanpasbaar.